Library Carpentry: Merapikan data untuk Pustakawan - Menggunakan Program Spreadsheet untuk Pengelolaan Data

Terjemahan bebas oleh Chrisna Adhi Pranoto untuk materi Library Carpentry: Tidy data for librarians Lisensi asli: CC-BY 4.0 oleh The Carpentries

Episode 1: Menggunakan Program Spreadsheet untuk Pengelolaan Data

Pertanyaan

• Apa saja praktik pengelolaan data yang baik saat menggunakan spreadsheet?

Tujuan Pembelajaran

• Memahami kelebihan dan kekurangan penggunaan program spreadsheet

• Membedakan antara data rapi yang machine-readable (mudah dibaca mesin) dengan data yang mudah dibaca manusia

Pengelolaan data yang baik adalah pondasi dari sebagian besar pekerjaan kita sehari-hari di perpustakaan. Sebagian besar pustakawan bekerja dengan data atau melakukan entri data menggunakan spreadsheet. Program spreadsheet memang sangat berguna sebagai antarmuka grafis untuk merancang tabel data dan menjalankan fungsi-fungsi dasar pengendalian kualitas data.

Spreadsheet bisa mengcover banyak hal yang kita butuhkan sebagai pustakawan, di antaranya:

• Entri data

• Mengorganisasi data

• Menyortir dan memfilter data

• Statistik sederhana

• Membuat grafik/chart

Gambaran Umum Materi

Dalam pelajaran ini, kita akan membahas:

• Praktik entri data yang baik, termasuk cara memformat tabel data di spreadsheet

• Cara menghindari kesalahan pemformatan yang umum terjadi

• Tanggal sebagai data: bagian ini perlu ekstra hati-hati

• Penjaminan dan pengendalian kualitas data dasar di spreadsheet

• Cara mengekspor data dari spreadsheet

Sebagian besar waktu Anda saat membuat laporan akan habis di tahap "data wrangling" (pengelolaan data mentah) ini. Memang tidak terlalu menyenangkan, tapi ini perlu dilakukan. Kita akan belajar cara berpikir tentang organisasi data dan beberapa praktik untuk mengelola data dengan lebih efektif.

Yang TIDAK Akan Diajarkan dalam Pelajaran Ini

• Cara melakukan statistik di spreadsheet

• Cara membuat grafik/chart di spreadsheet

• Cara menulis kode/skrip di dalam program spreadsheet

Kalau Anda membutuhkan hal-hal di atas, referensi yang bagus adalah Microsoft Excel 365 Bible.

Kenapa Kita Tidak Mengajarkan Analisis Data di Spreadsheet?

Ada dua alasan utama:

1. Analisis data di spreadsheet biasanya memerlukan banyak kerja manual. Kalau ingin mengganti parameter atau menjalankan analisis dengan dataset baru, Anda biasanya harus mengulang semuanya dari awal. (Ya, memang ada fitur macro, tapi baca poin berikutnya dulu.)

2. Sulit untuk melacak atau mereplikasi analisis statistik atau pembuatan grafik yang dilakukan di spreadsheet, terutama ketika Anda ingin meninjau ulang pekerjaan Anda atau ada yang meminta detail analisis Anda.

Program Spreadsheet yang Tersedia

Ada beberapa program spreadsheet yang bisa Anda gunakan, baik via desktop maupun browser:

• LibreOffice Calc

• Microsoft Excel

• Apple Numbers

• Google Sheets

• Gnumeric

• Apache OpenOffice Calc

Perintah-perintahnya mungkin sedikit berbeda antar program, tapi konsepnya sama. Dalam pelajaran ini, kita asumsikan Anda menggunakan Excel sebagai program spreadsheet utama. Ada juga alternatif lain dengan fungsi serupa seperti Gnumeric, OpenOffice Calc, dan Google Sheets, tapi Excel adalah yang paling mungkin tersedia di komputer kerja Anda.

Masalah-masalah dengan Spreadsheet

Spreadsheet memang bagus untuk entri data, tapi dalam kenyataannya kita cenderung menggunakan program spreadsheet untuk lebih dari sekadar entri data. Kita pakai untuk membuat tabel data untuk publikasi, menghasilkan statistik ringkasan, dan membuat grafik.

Membuat tabel untuk laporan di spreadsheet itu sebenarnya tidak optimal. Sering kali, saat memformat tabel data untuk publikasi, kita menyajikan statistik ringkasan utama dengan cara yang tidak dirancang untuk dibaca sebagai data, dan sering melibatkan pemformatan khusus (menggabungkan sel, membuat border, membuatnya terlihat cantik). Sebaiknya jenis pekerjaan ini dilakukan di dalam program pengolah kata/dokumen Anda (Word, Google Docs, dsb).

Untuk dua fungsi lainnya, yaitu menghasilkan statistik dan grafik, perlu digunakan dengan hati-hati. Karena sifat drag-and-drop dari program spreadsheet, sangat sulit, bahkan hampir tidak mungkin, untuk mereplikasi langkah-langkah yang Anda lakukan, apalagi melacak langkah orang lain. Hal ini terutama berlaku jika statistik atau grafik Anda memerlukan kalkulasi yang lebih kompleks. Selain itu, dalam melakukan kalkulasi di spreadsheet, sangat mudah secara tidak sengaja menerapkan rumus yang sedikit berbeda ke beberapa sel yang berdekatan. Sementara kalau menggunakan program statistik berbasis command-line seperti R atau SAS, hampir tidak mungkin secara tidak sengaja menerapkan kalkulasi ke satu observasi saja tanpa yang lain, kecuali memang disengaja.

Menggunakan Spreadsheet untuk Entri dan Pembersihan Data

Namun, ada situasi di mana Anda mungkin ingin menggunakan program spreadsheet untuk kalkulasi atau grafik yang cepat dan kasual, dan beberapa fiturnya bisa digunakan dalam pembersihan data sebelum diimpor ke program analisis statistik. Kita akan menunjukkan cara menggunakan beberapa fitur program spreadsheet untuk memeriksa kualitas data Anda dan menghasilkan statistik ringkasan awal.

Dalam pelajaran ini, kita akan membahas:

1. Memformat tabel data di spreadsheet

2. Masalah pemformatan

3. Tanggal sebagai data

4. Penjaminan dan pengendalian kualitas data dasar di spreadsheet

5. Mengekspor data dari spreadsheet

6. Catatan tentang format ekspor data

Poin Utama

• Kita akan membahas praktik yang baik untuk entri dan pemformatan data

• Kita tidak akan membahas analisis atau visualisasi data

Materi ini merupakan terjemahan bebas oleh Chrisna Adhi Pranoto untuk materi Library Carpentry: Tidy data for librarians yang dilisensikan di bawah CC-BY 4.0 oleh The Carpentries.