Mengelola Koleksi di Curatorian: Panduan Lengkap

Semua fitur katalog bisa diakses dari menu Collections di sidebar. Menu ini hanya muncul untuk akun institusi (bukan akun personal), dan sebagian besar fitur di dalamnya membutuhkan peran admin atau manager. Kalau kamu baru masuk tapi menu ini tidak muncul, tanyakan ke admin organisasimu untuk memastikan peranmu sudah diatur dengan benar.

Daftar Koleksi

Halaman All Collections menampilkan seluruh koleksi yang dimiliki organisasimu. Di sini kamu bisa:

Mencari koleksi dengan mengetik judul atau kata kunci di kotak pencarian
Menyaring koleksi berdasarkan statusnya: draft, in review, published, atau rejected
Melihat jumlah koleksi per status di bagian atas halaman
Mengklik salah satu koleksi untuk melihat detailnya

Koleksi ditampilkan 20 per halaman. Gunakan tombol navigasi halaman di bagian bawah untuk pindah ke halaman berikutnya.

Menambah Koleksi Baru

Klik tombol New Collection di halaman All Collections. Formulir pengisian koleksi terbagi dalam beberapa bagian:

Informasi dasar

Title — judul koleksi, wajib diisi
Description — deskripsi singkat tentang koleksi
Thumbnail — gambar sampul atau foto koleksi
Collection Type — jenis koleksi (buku, arsip, objek, dan lainnya)
Access Level — apakah koleksi ini bisa dilihat publik atau hanya internal
Status — mulai sebagai draft, lalu bisa diajukan untuk review

Metadata bibliografis

Creator Name — nama pengarang, fotografer, pembuat, atau pencipta koleksi
Resource Class — kelas sumber daya berdasarkan standar GLAM yang digunakan
Language — bahasa koleksi
Publisher — nama penerbit atau lembaga yang menerbitkan
Date Published — tahun atau tanggal terbit
ISBN — opsional, tidak wajib karena banyak penerbit Indonesia tidak mendaftarkannya
Subject — subjek atau topik koleksi
Location — lokasi fisik penyimpanan di rak atau ruangan

Metadata lanjutan (Collection Fields)

Bagian ini memungkinkan kamu menambahkan field metadata tambahan sesuai standar yang digunakan, seperti Dublin Core, MARC 21, VRA Core, dan lainnya. Setiap field bisa diberi label, nama properti, tipe nilai, dan bahasa. Ini berguna kalau koleksimu membutuhkan deskripsi yang lebih spesifik dari field standar di atas.

Item fisik

Di bagian bawah formulir, kamu bisa menambahkan item fisik dari koleksi ini, yaitu eksemplar atau salinan yang benar-benar ada secara fisik. Setiap item memiliki:

Item Code — kode item, biasanya digenerate otomatis berdasarkan singkatan node
Inventory Code — kode inventaris
Barcode — nomor barcode untuk pemindaian
Location — lokasi spesifik item (bisa berbeda antar eksemplar)
Status — status item saat ini
Condition — kondisi fisik: excellent, good, fair, poor, atau damaged
Availability — ketersediaan: available, in_processing, reserved, maintenance, atau restoration

Setelah semua diisi, simpan sebagai draft dulu. Koleksi perlu melalui proses review sebelum bisa dipublikasikan.

Melihat dan Mengelola Detail Koleksi

Klik salah satu koleksi dari daftar untuk membuka halaman detailnya. Di sini kamu bisa melihat semua informasi koleksi termasuk daftar item fisiknya dan file lampiran yang sudah diunggah.

Kalau kamu punya peran admin atau node admin, ada tombol aksi tambahan:

Edit — membuka formulir edit koleksi
Approve — mempublikasikan koleksi yang sudah dalam status review
Reject — mengembalikan koleksi ke status draft untuk diperbaiki
Delete — menghapus koleksi secara permanen

Untuk koleksi dari perpustakaan personal pengguna lain yang mengizinkan peminjaman, kamu juga bisa mengajukan Borrow Request langsung dari halaman ini.

Import Koleksi dari CSV

Kalau kamu punya data koleksi dalam spreadsheet, fitur import bisa menghemat banyak waktu. Klik Import Collections di menu sidebar. Prosesnya terdiri dari tiga langkah.

Langkah 1: Upload file

Siapkan file CSV dengan kolom-kolom berikut (urutan tidak harus sama, yang penting nama header-nya tepat):

title
description
thumbnail
collection_type
access_level
status
creator_name
resource_class
language
publisher
date_published
isbn
subject
location
condition
availability
total_items
metadata

Ukuran file maksimal 5 MB dan jumlah baris maksimal 500 baris per sekali import. Kalau datamu lebih dari itu, bagi menjadi beberapa file.

Pilih file CSV kamu, lalu klik tombol parse untuk memproses.

Langkah 2: Preview

Sistem akan menampilkan tabel preview dari data yang berhasil dibaca. Periksa apakah data sudah sesuai sebelum melanjutkan. Kalau ada yang salah, klik Back untuk kembali ke langkah pertama dan perbaiki file CSV-nya.

Langkah 3: Konfirmasi dan hasil

Klik Confirm Import untuk mulai memproses. Setelah selesai, sistem menampilkan ringkasan: berapa baris berhasil diimpor dan baris mana yang gagal beserta alasannya. Baris yang gagal bisa kamu perbaiki dan impor ulang.

Copy Cataloging

Copy cataloging digunakan ketika kamu ingin menambah eksemplar baru dari koleksi yang sudah ada di katalog, tanpa perlu mengisi semua data bibliografis dari awal. Fitur ini ada di menu Copy Catalog.

Prosesnya dua langkah:

Langkah 1: Cari koleksi

Ketik judul, kode, atau ISBN dari koleksi yang ingin ditambahkan eksemplarnya. Sistem akan menampilkan hasil pencarian. Klik koleksi yang sesuai.

Langkah 2: Tambah item baru

Sistem otomatis menyiapkan kode item berdasarkan singkatan node-mu. Kamu hanya perlu mengisi:

Location — di mana eksemplar ini akan disimpan
Condition — kondisi fisiknya
Availability — apakah langsung tersedia atau masih dalam proses

Simpan, dan item baru langsung terhubung ke rekaman bibliografis yang sudah ada tanpa duplikasi data.

Cetak Label

Setiap item fisik di koleksimu bisa dicetak labelnya untuk ditempel di punggung buku atau di item fisik. Label berisi nama node, judul koleksi, barcode dalam format Code128 yang bisa dipindai, dan nomor barcode.

Akses fitur ini dari halaman detail koleksi, lalu pilih item yang ingin dicetak labelnya. Halaman label dioptimalkan untuk cetak A4 sehingga tampilannya akan bersih saat dikirim ke printer.

Manajemen Anggota

Menu Membership menampilkan semua anggota yang terdaftar di organisasimu, termasuk anggota primer dan anggota tamu.

Anggota primer adalah pengguna yang organisasinya memang terdaftar di node kamu. Anggota tamu adalah pengguna dari organisasi lain yang diberi akses viewer ke koleksi kamu.

Mendaftarkan anggota baru

Klik Register Member. Ada dua skenario:

Email belum terdaftar di Curatorian — sistem akan membuat akun baru dengan email dan kata sandi yang kamu isi, node-nya langsung diatur ke organisasimu, dan pengguna mendapat peran viewer sebagai anggota primer.

Email sudah terdaftar di Curatorian — pengguna tersebut tidak akan dipindahkan dari organisasi asalnya. Mereka hanya akan mendapat status guest membership sebagai viewer di organisasimu. Kamu akan melihat notifikasi yang menjelaskan perbedaan ini saat proses pendaftaran.

Saat mendaftarkan anggota, kamu juga bisa memilih tipe anggota sesuai kategori yang sudah diatur oleh admin. Pilihan tipe anggota bervariasi tergantung konfigurasi organisasimu, tapi tidak mencakup peran administrator atau staf karena itu dikelola terpisah lewat pengaturan tim.

Alur Status Koleksi

Penting untuk dipahami bahwa koleksi di Curatorian punya alur status yang perlu diikuti sebelum bisa dilihat publik:

Draft — baru dibuat atau dikembalikan untuk perbaikan, belum bisa dilihat publik
In Review — sudah diajukan, menunggu persetujuan dari admin node
Published — sudah disetujui dan bisa dilihat publik lewat OPAC
Rejected — dikembalikan ke draft karena ada yang perlu diperbaiki

Kalau kamu adalah admin di organisasimu, kamu bisa langsung approve atau reject koleksi dari halaman detailnya.

Catatan Tambahan

Beberapa hal yang perlu diingat saat mengelola katalog:

Semua fitur katalog membutuhkan peran admin atau manager. Anggota dengan peran viewer hanya bisa melihat koleksi yang sudah dipublish.
Kalau akunmu masih dalam status pending approval dari admin Curatorian, fitur buat, edit, import, dan copy catalog belum bisa diakses sampai organisasimu disetujui.
Import CSV dan copy cataloging tidak bisa digunakan untuk akun dengan tipe personal, hanya untuk akun institusi.
Kode item dibuat otomatis berdasarkan singkatan nama node-mu, jadi pastikan singkatan node sudah diatur dengan benar di pengaturan organisasi.

Kalau menemukan masalah, lapor di Discord Curatorian di discord.gg/CS6pYuVwZa karena tim pengembang aktif di sana.